關(guān)于印發(fā)《湖南省流動(dòng)人員人事檔案經(jīng)辦服務(wù)暫行規(guī)程》的通知
| 索引號(hào) | 43060018112/2024-2222782 | 發(fā)布機(jī)構(gòu) | 君山區(qū)人民政府 | 文 號(hào) | 無 |
| 生成日期 | 未知 | 公開日期 | 2024-08-26 09:21 | 公開范圍 | 全部公開 |
湘人社規(guī)〔2024〕6號(hào)
關(guān)于印發(fā)《湖南省流動(dòng)人員人事檔案經(jīng)辦服務(wù)暫行規(guī)程》的通知
各市州人力資源和社會(huì)保障局：
為統(tǒng)一和完善全省各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)流動(dòng)人員人事檔案經(jīng)辦服務(wù)規(guī)程和基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步健全流動(dòng)人員人事檔案公共管理服務(wù)體系，結(jié)合我省工作實(shí)際，制定了《湖南省流動(dòng)人員人事檔案經(jīng)辦服務(wù)暫行規(guī)程》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。
附件：湖南省流動(dòng)人員人事檔案經(jīng)辦服務(wù)暫行規(guī)程
湖南省人力資源和社會(huì)保障廳
2024年5月26日
�。ù思鲃�(dòng)公開）
（聯(lián)系單位：省人力資源服務(wù)中心 0731-85063935）
附件
湖南省流動(dòng)人員人事檔案經(jīng)辦服務(wù)暫行規(guī)程
第一章 總 則
第一條 為統(tǒng)一和完善全省各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)流動(dòng)人員人事檔案經(jīng)辦服務(wù)規(guī)程和基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步健全流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)體系，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令第四十七號(hào)）、《中共中央組織部 人力資源社會(huì)保障部等五部門關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號(hào)）、《中共中央組織部 人力資源社會(huì)保障部等五部門關(guān)于印發(fā)〈流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定〉的通知》（人社部發(fā)〔2021〕112號(hào)）等相關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合我省工作實(shí)際，制定本規(guī)程。
第二條 流動(dòng)人員人事檔案管理范圍
（一）非公有制經(jīng)濟(jì)組織和社會(huì)組織聘用人員的人事檔案。
�。ǘ┺o職辭退、解除（終止）聘用（勞動(dòng)）合同、取消錄（聘）用、被開除等與用人單位解除或終止人事（勞動(dòng)）關(guān)系的未就業(yè)的原機(jī)關(guān)公務(wù)員、國有企事業(yè)單位的管理人員和專業(yè)技術(shù)人員、軍隊(duì)文職人員的人事檔案。
�。ㄈ┪淳蜆I(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的人事檔案。
�。ㄋ模┳再M(fèi)出國（境）留學(xué)的高校畢業(yè)生及其他因私出國（境）人員的人事檔案。
（五）外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案。
�。┳杂陕殬I(yè)或靈活就業(yè)人員的人事檔案。
�。ㄆ撸┢渌鲃�(dòng)人員的人事檔案。
第三條 流動(dòng)人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”原則，主管部門為政府人力資源社會(huì)保障部門，接受同級(jí)黨委組織部門、檔案主管部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。
第四條 本規(guī)程適用于縣級(jí)以上（含縣級(jí)）人民政府設(shè)立的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，以及經(jīng)省級(jí)人力資源社會(huì)保障行政部門授權(quán)的單位開展流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)及相關(guān)工作。
第二章 流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)和職責(zé)
第五條 流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡稱檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)）包括縣級(jí)以上（含縣級(jí)）人民政府設(shè)立的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，以及經(jīng)省級(jí)人力資源社會(huì)保障行政部門授權(quán)的單位。其他任何未經(jīng)授權(quán)的單位不得開展流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作。嚴(yán)禁個(gè)人保管本人或他人人事檔案。
第六條 檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)提供以下服務(wù)：
（一）檔案的接收、轉(zhuǎn)遞。
�。ǘn案材料的收集、鑒別和歸檔。
�。ㄈn案的整理和保管。
（四）為符合相關(guān)規(guī)定的單位提供檔案查（借）閱服務(wù)。
�。ㄎ澹┮罁�(jù)檔案記載出具存檔、經(jīng)歷、親屬關(guān)系等相關(guān)證明材料。
�。橄嚓P(guān)單位提供入黨、參軍、錄（聘）用、出國（境）等政審考察服務(wù)。
�。ㄆ撸h員組織關(guān)系的接轉(zhuǎn)等。
第七條 流動(dòng)人員人事檔案按有利于工作和檔案利用的原則，跨地區(qū)就業(yè)創(chuàng)業(yè)流動(dòng)人員的人事檔案，本人選擇，由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的市州、縣（市區(qū)）檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位工作人員或職工、軍隊(duì)文職人員與用人單位解除或終止人事（勞動(dòng)）關(guān)系后未就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)由其原用人單位同級(jí)或流動(dòng)人員戶籍所在地檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)接收。各級(jí)檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)同級(jí)在市場(chǎng)監(jiān)管、民政、司法、注冊(cè)會(huì)計(jì)等部門注冊(cè)（或登記管理）的非公有制經(jīng)濟(jì)組織或社會(huì)組織聘用人員的人事檔案管理。
第八條 檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)提供免費(fèi)的流動(dòng)人員人事檔案基本公共服務(wù)，不得收取檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、轉(zhuǎn)遞費(fèi)等名目的費(fèi)用。
第九條 流動(dòng)人員人事檔案基本公共服務(wù)相關(guān)經(jīng)費(fèi)列入本級(jí)財(cái)政預(yù)算，參考保管的流動(dòng)人員人事檔案數(shù)量等因素合理確定經(jīng)費(fèi)數(shù)額。
第十條 檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)保證工作力量，選配政治素質(zhì)好、專業(yè)能力強(qiáng)、作風(fēng)正派的人員專職從事流動(dòng)人員人事檔案工作，關(guān)鍵核心崗位應(yīng)當(dāng)選配中共黨員。按照規(guī)定實(shí)行回避制度，從嚴(yán)管理工作人員，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化激勵(lì)保障。
第三章 流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及流程
第十一條 流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)入申請(qǐng)
流動(dòng)人員人事檔案管理分為個(gè)人存檔和單位集體委托存檔兩種形式：
�。ㄒ唬﹤�(gè)人存檔
申請(qǐng)材料：
1.在戶籍所在地存檔需提供：存檔人員有效身份證件及戶籍卡。
2.在現(xiàn)工作單位所在地存檔需提供：存檔人員有效身份證件、勞動(dòng)合同或就業(yè)協(xié)議書。
3.在原工作單位所在地存檔需提供：存檔人員有效身份證件及社保參保繳費(fèi)明細(xì)證明。
4.未就業(yè)的應(yīng)屆高校畢業(yè)生在戶籍所在地存檔時(shí)，應(yīng)填寫檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表，高校檔案管理部門根據(jù)學(xué)生填寫的檔案轉(zhuǎn)遞單位填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，并附檔案目錄清單，以機(jī)要通信、專人送取或郵政特快等給據(jù)郵件方式轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案，無需開具《流動(dòng)人員人事檔案調(diào)檔函》。
辦理流程：
1.存檔人持申請(qǐng)材料向擬接收檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)檔案轉(zhuǎn)入。
2.工作人員對(duì)提交材料進(jìn)行審核，審核合格后，開具《流動(dòng)人員人事檔案調(diào)檔函》。
3.存檔人員持《流動(dòng)人員人事檔案調(diào)檔函》回原存檔單位辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)。
注意事項(xiàng)：
1.檔案原在機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位的工作人員或職工、軍隊(duì)文職人員需提供與用人單位解除或終止人事（勞動(dòng)）關(guān)系的證明材料。
2.凡委托他人代辦業(yè)務(wù)的，另需提供委托書（附件1）及存檔人員有效身份證件復(fù)印件和經(jīng)辦人有效身份證件原件及復(fù)印件。
3.個(gè)人存檔申請(qǐng)分為窗口辦理和網(wǎng)上辦理兩種方式，窗口辦理時(shí)限為即日辦結(jié)，網(wǎng)上辦理時(shí)限為3個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)。
�。ǘ﹩挝患w委托存檔
申請(qǐng)材料：
1.單位工商營業(yè)執(zhí)照或組織機(jī)構(gòu)代碼證等注冊(cè)登記的有效證件。
2.單位開具的介紹信。
3.單位法人有效身份證復(fù)印件。
4.經(jīng)辦人員有效身份證件。
辦理流程：
1.單位持申請(qǐng)材料，填寫《單位委托集體存檔申請(qǐng)書》（附件2），向其注冊(cè)機(jī)構(gòu)同級(jí)的檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)開設(shè)單位委托集體存檔賬戶。
2.工作人員對(duì)提交材料進(jìn)行審核，審核合格后，簽訂《流動(dòng)人員人事檔案單位委托集體存檔服務(wù)協(xié)議》（附件3）。
3.出示單位蓋章的《擬委托存檔人員名單》（附件4）、擬委托存檔人員的勞動(dòng)（聘用）合同。
4.工作人員對(duì)提交材料進(jìn)行審核，審核合格后，開具《流動(dòng)人員人事檔案調(diào)檔函》。
5.存檔（經(jīng)辦）人員持《流動(dòng)人員人事檔案調(diào)檔函》回原存檔單位辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)。
6.存檔單位注銷集體賬戶時(shí)，檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)配合轉(zhuǎn)遞相關(guān)流動(dòng)人員人事檔案，或調(diào)整為個(gè)人存檔。
注意事項(xiàng)：
1.檔案原在機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位的工作人員或職工、軍隊(duì)文職人員需提供與用人單位解除或終止人事（勞動(dòng)）關(guān)系的證明材料。
2.單位經(jīng)辦人員可通過網(wǎng)上辦理提交單位工商營業(yè)執(zhí)照或組織機(jī)構(gòu)代碼證等注冊(cè)登記的有效證件原件照片進(jìn)行資格預(yù)審，預(yù)審時(shí)限為3個(gè)工作日內(nèi)。預(yù)審?fù)ㄟ^的，可根據(jù)預(yù)審結(jié)果持申請(qǐng)材料前往擬接收檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理相關(guān)事項(xiàng)。
第十二條 流動(dòng)人員人事檔案接收
�。ㄒ唬┙邮樟鲃�(dòng)人員人事檔案時(shí)實(shí)行告知承諾制。擬接收的檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)照材料目錄清單認(rèn)真審核甄別，對(duì)缺少關(guān)鍵材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，經(jīng)本人作出書面知情說明、承諾補(bǔ)充材料后予以接收，或與原工作單位協(xié)商退回并補(bǔ)充材料；對(duì)缺少非關(guān)鍵材料的，應(yīng)當(dāng)采取先存后補(bǔ)方式予以接收，并督促指導(dǎo)流動(dòng)人員補(bǔ)充相關(guān)缺失材料。
（二）關(guān)鍵材料一般是指用于核定流動(dòng)人員的出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等重要信息的材料。
�。ㄈ┬姓üべY）介紹信、轉(zhuǎn)正定級(jí)表、調(diào)整改派手續(xù)、就業(yè)報(bào)到證等材料不再作為接收審核流動(dòng)人員人事檔案必備材料。
辦理流程：
1.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)接收檔案時(shí)，應(yīng)查驗(yàn)檔案的密封狀況，對(duì)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核。
2.符合接收要求的，按照應(yīng)采必采原則，及時(shí)在人事檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案基礎(chǔ)信息進(jìn)行采集，分配檔案位置后入庫保存。不符合要求的，應(yīng)退回原檔案管理單位。
3.檔案接收后，應(yīng)在原檔案管理單位開具的檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)上蓋章后寄回。
注意事項(xiàng)：
�。�1）已就業(yè)人員檔案。已就業(yè)人員檔案是指已參加社會(huì)工作，檔案在原工作單位或檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)管理的人員檔案。已就業(yè)人員檔案材料范圍包括：履歷類材料；自傳和思想類材料；考核鑒定類材料；學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類材料；政審、審計(jì)和審核類材料；黨、團(tuán)類材料；表彰獎(jiǎng)勵(lì)類材料；違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類材料；工資、任免、出國和會(huì)議代表類材料；其他可供組織參考的材料。
�。�2）高校畢業(yè)生檔案。畢業(yè)生檔案材料主要包括高中畢業(yè)生登記表或中專畢業(yè)生登記表；高校招生考生報(bào)名登記表；學(xué)歷成績表；高校畢業(yè)生登記表；黨、團(tuán)類材料等。
�。�3）國家承認(rèn)的非統(tǒng)招學(xué)歷人員檔案。國家承認(rèn)的非統(tǒng)招學(xué)歷人員檔案是指無其他正式人事檔案，初或高中畢業(yè)后未考取統(tǒng)招的大中專院校且畢業(yè)的人員檔案。檔案材料主要包括高中畢業(yè)生登記表、高校畢業(yè)生登記表、成績單和國家教育部學(xué)信網(wǎng)學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告（或?qū)W歷電子注冊(cè)備案表打印件）等。
（4）留學(xué)回國人員檔案。留學(xué)回國人員留學(xué)前已有人事檔案的，應(yīng)將國外留學(xué)相關(guān)材料（包含國外學(xué)歷學(xué)位證書、成績單及教育部留學(xué)服務(wù)中心的學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證報(bào)告原件用于現(xiàn)場(chǎng)審核）的復(fù)印件作為補(bǔ)充材料與原人事檔案合并歸檔；留學(xué)前無人事檔案的，則將國外留學(xué)相關(guān)材料的復(fù)印件用于新建檔案。
第十三條 流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)出
�。ㄒ唬﹤�(gè)人存檔轉(zhuǎn)出
申請(qǐng)材料：
1.《調(diào)檔函》。
2.存檔人員有效身份證件。
�。ǘ﹩挝患w委托存檔轉(zhuǎn)出
申請(qǐng)材料：
1.《調(diào)檔函》。
2.存檔人員有效身份證件。
3.委托存檔單位介紹信（附件5）。
4.委托存檔單位辭職、辭退或解除（終止）勞動(dòng)合同（聘用合同）的證明。
辦理流程：
1.存檔（經(jīng)辦）人員持申請(qǐng)材料向檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)調(diào)檔。
2.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)審核申請(qǐng)材料并核實(shí)存檔信息，審核合格后，辦理檔案轉(zhuǎn)出登記手續(xù)。
3.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)通過機(jī)要通信、專人送取或郵政特快等給據(jù)郵件方式轉(zhuǎn)遞檔案。
4.存檔人員如在存檔公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理了戶口和黨員組織關(guān)系掛靠的，應(yīng)在轉(zhuǎn)檔前遷出戶口、轉(zhuǎn)出黨員組織關(guān)系。
注意事項(xiàng)：
1.開具《調(diào)檔函》的單位應(yīng)是縣級(jí)以上（含縣級(jí)）人民政府設(shè)立的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，以及經(jīng)省級(jí)人力資源社會(huì)保障行政部門授權(quán)的單位、國有企事業(yè)單位、黨政機(jī)關(guān)或軍隊(duì)。其它非公有制經(jīng)濟(jì)組織或社會(huì)組織開具的《調(diào)檔函》不予調(diào)轉(zhuǎn)。
2.檔案轉(zhuǎn)出前應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確保人檔一致，防止錯(cuò)寄、漏寄。
3.凡委托他人代辦業(yè)務(wù)的，另需提供委托書及存檔人員有效身份證件復(fù)印件和經(jīng)辦人有效身份證件原件及復(fù)印件。
4.檔案轉(zhuǎn)出分為窗口辦理和網(wǎng)上辦理兩種方式，窗口辦理時(shí)限為即日受理，網(wǎng)上辦理時(shí)限為3個(gè)工作日內(nèi)受理。
5.應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案按規(guī)定進(jìn)行審核，對(duì)符合轉(zhuǎn)遞規(guī)定的，填寫材料目錄清單后嚴(yán)密包封，并填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，于10個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行轉(zhuǎn)遞；對(duì)不符合轉(zhuǎn)遞規(guī)定的，不得轉(zhuǎn)出。
6.流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要通信、專人送取或郵政特快專遞等給據(jù)郵件方式進(jìn)行。對(duì)曾屬于黨政領(lǐng)導(dǎo)干部、機(jī)關(guān)公務(wù)員、參照公務(wù)員法管理的機(jī)關(guān)（單位）工作人員（工勤人員除外），國有企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員、管理人員和專業(yè)技術(shù)人員，軍隊(duì)文職人員人事檔案的，應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿》绞竭M(jìn)行轉(zhuǎn)遞。嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案。
7.檔案轉(zhuǎn)出后，應(yīng)將機(jī)要編號(hào)或EMS單號(hào)錄入檔案信息管理系統(tǒng)，并將調(diào)檔函件、《流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單存根》和機(jī)要單或EMS快遞單等資料及時(shí)整理，歸入文書檔案保存，以便后續(xù)核查。
第十四條 流動(dòng)人員人事檔案材料收集、鑒別和歸檔
申請(qǐng)材料：
1.個(gè)人存檔提供：存檔人員有效身份證件、檔案材料原件。
2.單位集體委托存檔提供：存檔（經(jīng)辦）人員有效身份證件、檔案材料原件、委托存檔單位介紹信。
辦理流程：
1.存檔（經(jīng)辦）人員持申請(qǐng)材料向現(xiàn)存檔單位提交申請(qǐng)。
2.工作人員對(duì)材料進(jìn)行鑒別，是否屬于歸檔范圍。屬于歸檔范圍的，將材料歸入檔案；不屬于歸檔范圍的，予以退回。不符合要求的歸檔材料，告知材料形成單位重新制作或補(bǔ)辦手續(xù)。
3.對(duì)補(bǔ)充檔案材料進(jìn)行收集登記，并在5個(gè)工作日內(nèi)將材料歸入本人檔案。
注意事項(xiàng)：
1.凡委托他人代辦業(yè)務(wù)的，另需提供委托書及存檔人員有效身份證件復(fù)印件和經(jīng)辦人有效身份證件原件及復(fù)印件。
2.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)與存檔人員本人、工作單位及相關(guān)部門的聯(lián)系，督促及時(shí)補(bǔ)充材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。
3.收集的檔案材料應(yīng)屬于檔案組成類別要求，且為原件、真實(shí)完整和有效的材料。證書、證件等特殊情況需用復(fù)印件存檔的，應(yīng)由材料制作單位注明復(fù)制時(shí)間并加蓋公章。
4.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格審核歸檔材料，重點(diǎn)審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對(duì)象明確、完整齊全、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。對(duì)符合歸檔要求的材料，要履行簽收登記手續(xù)，并更新檔案數(shù)據(jù)庫有關(guān)信息。
5.成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記并及時(shí)收集補(bǔ)充。歸檔材料填寫不規(guī)范，手續(xù)不完備，或材料上的姓名、出生時(shí)間、參加工作時(shí)間和入黨時(shí)間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應(yīng)當(dāng)重新制作或補(bǔ)辦手續(xù)。
6.歸檔材料應(yīng)采用16開型（260㎜×184㎜）或國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（297×210mm）的公文用紙，材料左邊應(yīng)留有20—25mm的裝訂邊，字跡材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)的要求。
7.歸檔時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)存檔人相關(guān)信息，確保材料準(zhǔn)確歸入本人檔案。
8.已完成數(shù)字化加工的檔案，收集的補(bǔ)充材料應(yīng)在歸檔前進(jìn)行數(shù)字化加工。
第十五條 流動(dòng)人員人事檔案材料整理
檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)開展流動(dòng)人員人事檔案整理工作按照《關(guān)于印發(fā)〈湖南省流動(dòng)人員人事檔案整理工作標(biāo)準(zhǔn)〉〈湖南省流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化掃描工作標(biāo)準(zhǔn)〉的通知》（湘人服〔2021〕13號(hào)）執(zhí)行。
�。ㄒ唬┱硪�。檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊的要求整理檔案，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。
（二）整理（含數(shù)字化加工）程序
1.材料分類。應(yīng)根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別，包括：
第一類：履歷類材料。
第二類：自傳和思想類材料。
第三類：考核鑒定類材料。
第四類：學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類材料。
第五類：政審、審計(jì)和審核類材料。
第六類：黨、團(tuán)類材料。
第七類：表彰獎(jiǎng)勵(lì)類材料。
第八類：違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類材料。
第九類：工資、任免、出國和會(huì)議代表類材料。
第十類：其他可供組織參考的材料。
2.排序。應(yīng)根據(jù)檔案材料形成時(shí)間或材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序。
3.材料編目。應(yīng)根據(jù)檔案材料類別及排列順序編寫檔案材料目錄。
4.技術(shù)加工。檔案材料載體變質(zhì)或字跡褪色不清時(shí)，應(yīng)采用修復(fù)、復(fù)印等方法進(jìn)行搶救。對(duì)紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)使用折疊、裱糊等方法進(jìn)行加工。加工應(yīng)不影響材料的完整且不損傷字跡。
5.材料掃描與圖像處理。掃描圖像必須完整、清晰且與原件一致，不得漏掃、重掃。圖像文字清晰，便于清楚閱讀。
6.材料裝訂。裝訂前應(yīng)將材料上的曲別針、大頭針及有銹跡的訂書釘?shù)冉饘傥锊鸪倮睚R全卷材料，在材料左側(cè)豎直打上裝訂孔，裝訂成卷。
7.質(zhì)檢入庫。在檔案整理（含數(shù)字化加工）完畢后，應(yīng)及時(shí)分批次按標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案整理、檔案數(shù)字化成果進(jìn)行質(zhì)檢，經(jīng)質(zhì)檢合格的，方能入庫。
第十六條 流動(dòng)人員人事檔案查（借）閱
�。ㄒ唬┎椋ń瑁╅喎⻊�(wù)事項(xiàng)
1.政治審查、發(fā)展黨員、黨員教育、黨員管理等。
2.選拔錄（聘）用、考核、考察、任免、調(diào)配、職級(jí)晉升、教育培養(yǎng)、職稱評(píng)聘、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、工資待遇、公務(wù)員登記備案、退（離）休、社會(huì)保險(xiǎn)、治喪等。
3.因公出國（境），人才引進(jìn)、培養(yǎng)、評(píng)選、推送等。
4.巡視、巡察，選人用人檢查、違規(guī)選人用人問題查核，組織處理，黨紀(jì)政務(wù)處分，涉嫌違法犯罪的調(diào)查取證、案件查辦等。
5.經(jīng)具有干部管理權(quán)限的黨委（黨組）、組織人事部門批準(zhǔn)的編史修志，撰寫大事記、人物傳記，舉辦展覽、紀(jì)念活動(dòng)等。
6.其他因工作需要利用的事項(xiàng)。
（二）查（借）閱服務(wù)要求
1.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的閱檔室。
2.查（借）閱單位應(yīng)派專人（兩名以上，一般為中共黨員）進(jìn)行人事檔案查（借）閱。查（借）閱人應(yīng)持有效身份證件和所在單位介紹信以及被查（借）閱人有效身份證件復(fù)印件。
3.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)告知查（借）閱人不得涂改、圈劃、抽取、撤換、偽造、損毀檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
4.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)告知查（借）閱人在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成查閱，查（借）閱人不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。查（借）閱單位確因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)說明理由，經(jīng)檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)審核同意后復(fù)制或拍攝。
5.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員、涉及國家秘密的流動(dòng)人員人事檔案要從嚴(yán)保管，嚴(yán)格查閱手續(xù)。
6.任何個(gè)人不得查（借）閱本人、配偶、直系血親、三代以內(nèi)旁系血親、近姻親人員的人事檔案。
�。ㄈn案查閱流程
申請(qǐng)材料：
1.個(gè)人存檔提供：查閱單位介紹信、查閱人有效身份證件和被查閱人有效身份證復(fù)印件。
2.單位集體委托存檔提供：查閱單位介紹信、查閱人有效身份證件、被查閱人有效身份證復(fù)印件和委托存檔單位介紹信。
辦理流程：
1.查閱人持申請(qǐng)材料向檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)。
2.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)審核查閱申請(qǐng)材料，履行查閱登記手續(xù)，根據(jù)規(guī)定和需要提供檔案材料。
3.查閱人按要求查閱檔案。
4.查閱結(jié)束后，工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查核對(duì)檔案材料，核對(duì)無誤后入庫管理，查閱申請(qǐng)材料歸入文書檔案保存。
�。ㄋ模n案借閱流程
申請(qǐng)材料：
1.個(gè)人存檔提供：單位借閱函件、借閱人有效身份證件和存檔人員有效身份證復(fù)印件。
2.單位集體委托存檔提供：單位借閱函件、借閱人有效身份證件和存檔人員有效身份證復(fù)印件、委托存檔單位介紹信。
辦理流程：
1.借閱人持申請(qǐng)材料向檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)。
2.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)審核借閱申請(qǐng)材料，履行借閱審批和登記手續(xù)，告知借閱人歸還日期，按照規(guī)范轉(zhuǎn)遞檔案。
3.工作人員應(yīng)嚴(yán)格審核借閱單位、借閱事由、借閱人身份及單位介紹信等有關(guān)證明材料。應(yīng)根據(jù)需要確定提供的檔案材料，并做好借閱備案登記。
4.檔案歸還時(shí)，工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查核對(duì)檔案材料，核對(duì)無誤后入庫管理，借閱申請(qǐng)材料歸入文書檔案保存。
注意事項(xiàng)：
1.檔案一般不予外借。確因工作需要必須外借的，借閱單位應(yīng)當(dāng)履行審批手續(xù)，按照規(guī)范轉(zhuǎn)遞檔案，借出時(shí)間不得超過三個(gè)月。歸還時(shí)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料。
2.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)每月月底前需檢查核對(duì)借出檔案（檔案材料）的歸還情況，逾期未歸還的，應(yīng)通過推送短信催還，并跟蹤歸還情況。
第十七條 依據(jù)檔案記載出具相關(guān)證明
流動(dòng)人員及其親屬因辦理個(gè)人合法權(quán)益保障等事項(xiàng)申請(qǐng)開具相關(guān)證明，檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)可依據(jù)檔案材料記載出具存檔、經(jīng)歷、親屬關(guān)系等相關(guān)證明材料。
申請(qǐng)材料：
1.個(gè)人存檔提供：存檔人員有效身份證件。
2.單位集體委托存檔提供：存檔（經(jīng)辦）人員有效身份證件、委托存檔單位介紹信。
辦理流程：
1.存檔（經(jīng)辦）人員持申請(qǐng)材料向檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)。
2.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)審核申請(qǐng)材料。
3.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)依據(jù)存檔情況，出具存檔證明；依據(jù)檔案材料記載內(nèi)容，出具經(jīng)歷、親屬關(guān)系等相關(guān)證明。
注意事項(xiàng)：
1.凡委托他人代辦業(yè)務(wù)的，另需提供委托書及存檔人員有效身份證件復(fù)印件和經(jīng)辦人有效身份證件原件及復(fù)印件。
2.目前存檔證明可通過網(wǎng)上申請(qǐng)辦理，經(jīng)歷、親屬關(guān)系等相關(guān)證明需窗口辦理。窗口受理時(shí)限為即日辦結(jié)，網(wǎng)上辦理時(shí)限為3個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)。
3.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)確保出具證明的內(nèi)容與檔案實(shí)際記載相關(guān)內(nèi)容一致。檔案中無記載的，應(yīng)在材料形成單位補(bǔ)齊相關(guān)材料后出具。確需復(fù)印檔案材料作為旁證的，應(yīng)在復(fù)印件上注明“與原件一致”及復(fù)印日期，并加蓋公章。
第十八條 為相關(guān)單位提供政審（考察）服務(wù)
依據(jù)檔案材料記載出具政審證明，或填寫錄用政審表格或入黨政審表格等。
政審（考察）服務(wù)類別：參軍政審、錄用考察、入黨政審、出國（境）政審、升學(xué)政審以及其他政審。
申請(qǐng)材料：
1.個(gè)人存檔提供：存檔人員有效身份證件、政審（考察）相關(guān)函件或表格。
2.單位集體委托存檔提供：存檔（經(jīng)辦）人員有效身份證件、政審（考察）相關(guān)函件或表格、因公出國任務(wù)批件和組團(tuán)名單、委托存檔單位介紹信。
辦理流程：
1.存檔（經(jīng)辦）人員持申請(qǐng)材料向檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)。
2.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)審核申請(qǐng)材料。
3.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)依據(jù)檔案記載出具相應(yīng)政審（考察）意見。
第十九條 流動(dòng)黨員組織關(guān)系相關(guān)服務(wù)
�。ㄒ唬h組織關(guān)系轉(zhuǎn)出
申請(qǐng)材料：
1.存檔（經(jīng)辦）人員有效身份證件。
2.接收地黨組織所開黨組織關(guān)系接收函（接收地黨組織蓋章）。
辦理流程：
1.存檔（經(jīng)辦）人員持申請(qǐng)材料向檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)出。
2.檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)審核申請(qǐng)材料并核實(shí)轉(zhuǎn)出信息，審核通過后，在全國黨員系統(tǒng)辦理黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)出。
注意事項(xiàng)：
凡委托他人代辦業(yè)務(wù)的，另需提供委托書及存檔人員有效身份證件復(fù)印件和經(jīng)辦人有效身份證件原件及復(fù)印件。
�。ǘh費(fèi)交納
按�。ㄊ校┲惫の嚓P(guān)文件進(jìn)行黨費(fèi)的收繳。
第四章 流動(dòng)人員人事檔案保管
第二十條 流動(dòng)人員人事檔案保管要求
對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)存放，維護(hù)檔案的完整與安全。保管要求和工作內(nèi)容包括：
�。ㄒ唬n案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建設(shè)堅(jiān)固的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜、檔案密集架等檔案裝具。
（二）檔案庫房、閱檔室、檔案整理（含數(shù)字化加工）場(chǎng)所、檔案管理服務(wù)人員辦公室應(yīng)分開。
（三）保持檔案庫房、檔案整理（含數(shù)字化加工）場(chǎng)所的清潔，配備必要的設(shè)備，采取安全措施，以符合防火、防盜、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等“九防”要求。
（四）檔案存放應(yīng)編排有序、便于查找。
�。ㄎ澹n案利用出庫時(shí)應(yīng)登記，利用結(jié)束后當(dāng)天入庫保存。
�。⿴齑鏅n案應(yīng)采取分類管理。對(duì)死亡人員檔案、無主檔案等要分別登記管理。
�。ㄆ撸⿷�(yīng)定期將檔案實(shí)物與檔案名冊(cè)、檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行核對(duì)。
第二十一條 流動(dòng)人員人事檔案安全保密
檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全安全保密制度，采取科學(xué)有效的管理措施和技術(shù)手段，對(duì)檔案管理服務(wù)全過程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和檢查，確保檔案原件不被篡改、偽造或損毀，檔案信息不被非法利用、更改或銷毀。
�。ㄒ唬n案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案管理服務(wù)全過程的崗位責(zé)任制，明確各崗位的安全保密責(zé)任。
�。ǘn案管理服務(wù)人員不得違規(guī)新建、重建、接收、轉(zhuǎn)遞、保管、利用、銷毀檔案。
�。ㄈn案管理服務(wù)人員在檔案管理服務(wù)全過程中，不得涂改、抽取、撤換、偽造、損毀檔案材料，不得泄露或擅自復(fù)制、拍攝、向外公布檔案內(nèi)容。
�。ㄋ模n案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理服務(wù)人員的安全教育培訓(xùn)，提高安全防護(hù)意識(shí)，提升人員安全素質(zhì)。
�。ㄎ澹n案管理服務(wù)人員工作變動(dòng)時(shí)，應(yīng)履行交接手續(xù)，交接材料應(yīng)由交接雙方簽字確認(rèn)后歸入文書檔案。
第五章 流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)
第二十二條 各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)大力加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)工作，加快檔案電子化、數(shù)字化工作，同時(shí)高度重視檔案信息安全，利用流動(dòng)人員人事檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案日常工作進(jìn)行管理。
第二十三條 各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)完整記錄流動(dòng)人員姓名、性別、身份證號(hào)碼、政治面貌、學(xué)歷、職稱、工作單位、檔案轉(zhuǎn)遞等信息，建立省級(jí)集中檔案基礎(chǔ)信息資源庫。
鼓勵(lì)和支持有條件的檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)積極開展紙質(zhì)檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份等工作，逐步建立數(shù)字檔案資源庫，為檔案“一窗式辦理”提供基礎(chǔ)。
第二十四條 各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，通過網(wǎng)上申請(qǐng)、后臺(tái)審核、網(wǎng)上反饋或預(yù)約現(xiàn)場(chǎng)辦理等，逐步推進(jìn)檔案管理服務(wù)線下向線上延伸，提高檔案管理服務(wù)的科學(xué)化和便民化水平。
第二十五條 各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要充分利用檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)資源，對(duì)流動(dòng)人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布、流向等開展統(tǒng)計(jì)分析，逐步建立檔案基本情況統(tǒng)計(jì)分析制度。強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)資源與政務(wù)數(shù)據(jù)資源的關(guān)聯(lián)分析和融合利用，建立與人力資源社會(huì)保障持卡人員基礎(chǔ)信息庫、單位基礎(chǔ)信息庫等基礎(chǔ)信息庫的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)與就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會(huì)保障、人事人才、勞動(dòng)關(guān)系等業(yè)務(wù)信息共享，推動(dòng)與教育、公安、民政、衛(wèi)生健康、工商等部門資源數(shù)據(jù)互認(rèn)。
第二十六條 各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，確保檔案信息系統(tǒng)在檔案管理服務(wù)工作中的應(yīng)用效果。
第六章 流動(dòng)人員人事檔案管理窗口服務(wù)人員工作規(guī)范
第二十七條 語言文明
（一）公共場(chǎng)合應(yīng)使用普通話，用敬語，應(yīng)語調(diào)親切，語速語音適中、語態(tài)謙和，以服務(wù)對(duì)象能聽清楚而又不影響周圍人辦事為宜。
�。ǘ┰诟鲌�(chǎng)合中文明禮貌用語。在使用電話、辦理業(yè)務(wù)、接受咨詢時(shí)語氣平和，窗口服務(wù)時(shí)應(yīng)使用“您好”“請(qǐng)稍等”“請(qǐng)出示XXX文件（資料）”“讓您久等了”“謝謝”“再見”等禮貌用語。
（三）接聽電話時(shí)，應(yīng)在鈴聲響起三聲之內(nèi)拿起電話，并滿足以下要求：
1.通話開始后標(biāo)準(zhǔn)用語為：“您好，這里是XXXXXX（檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)名稱），請(qǐng)問有什么可以幫到您？”。
2.電話交談時(shí)應(yīng)簡明扼要，避免占線時(shí)間過長。
3.通話時(shí)如遇其他咨詢，應(yīng)請(qǐng)同事立即接待；如遇其他來電未能接聽的，應(yīng)及時(shí)回?fù)堋?/p>
4.通話結(jié)束時(shí)應(yīng)禮貌道別。
第二十八條 行為文明
（一）工作期間，應(yīng)做到五個(gè)“一樣”、兩個(gè)“不得”：
1.五個(gè)“一樣”即：受理、咨詢一樣熱情；生人、熟人一樣和氣；干部、群眾一樣尊重；忙時(shí)、閑時(shí)一樣耐心；來早、來晚一樣接待。
2.兩個(gè)“不得”即：工作時(shí)間無正當(dāng)理由不得拒絕受理辦件；不得以任何理由拒絕口頭或書面、網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)咨詢。
�。ǘ┱咀恕⒆硕苏�，精神應(yīng)飽滿、富有熱情。
（三）保持儀態(tài)端正，不得靠、趴工作臺(tái)面，不得將腿放在工作臺(tái)或電腦主機(jī)上，不得雙手抱于胸前、蹺二郎腿，不得單手指人。
�。ㄋ模┎荒艹詵|西、吸煙會(huì)客、串崗閑聊、看報(bào)紙小說雜志、大聲喧嘩、吹口哨、玩手機(jī)、長時(shí)間接打電話（如有工作電話時(shí)長超過5分鐘，可請(qǐng)同事頂崗）、把玩核桃、玉件等“手把件”或玩物。
�。ㄎ澹┎坏迷诜⻊�(wù)對(duì)象面前剪指甲、整理發(fā)型、化妝補(bǔ)妝、挖耳朵、掏鼻子、剔牙齒。不正對(duì)著服務(wù)對(duì)象打哈欠、打噴嚏。
第二十九條 儀容儀表
�。ㄒ唬┍３种b平整干凈、儀表端莊。不得披衣，不得挽卷褲腿、衣袖，不得佩戴帽子（特殊情況除外），不得佩戴夸張飾品。
（二）保持儀容整潔，講究個(gè)人衛(wèi)生。男士不留長發(fā)、大鬢角、卷發(fā)（自然卷除外）、剃光頭或蓄長胡須。女性不得染指甲、染彩發(fā)、濃妝艷抹、不得使用香味過濃的香水、上班期間應(yīng)將長發(fā)束起或盤發(fā)。
第三十條 服務(wù)質(zhì)量
�。ㄒ唬⿲�(shí)行首接責(zé)任制，對(duì)能辦理的事項(xiàng)給予明確答復(fù)，對(duì)不能辦理的說明理由。
�。ǘ⿻鴮懙穆�(lián)系函、批件等，應(yīng)表述完整、字跡清楚、準(zhǔn)確無誤。
�。ㄈ┍仨氁淮涡愿嬷⻊�(wù)對(duì)象其申辦事項(xiàng)所需的全部資料，并主動(dòng)介紹下一步應(yīng)如何辦理。
（四）服務(wù)窗口必須做到人不離崗，確實(shí)有重大事情需暫時(shí)離崗，應(yīng)放置“暫停服務(wù)”提示牌，窗口顯示屏調(diào)整為“暫停服務(wù)”，并引導(dǎo)服務(wù)對(duì)象至其他窗口辦理。
�。ㄎ澹┳窦o(jì)守法，辦事公道，不收禮，不吃請(qǐng)，不搞權(quán)錢交易。
�。┍M可能縮短辦理時(shí)限，提前辦結(jié)事項(xiàng)，提高辦事效率，方便存檔人員。
第七章 附則
第三十一條 對(duì)于違反相關(guān)規(guī)定和紀(jì)律的，依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以糾正；根據(jù)情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、組織處理或者黨紀(jì)政務(wù)處分，并視情追究相關(guān)人員責(zé)任。涉嫌違法犯罪的，按照國家法律法規(guī)處理。
第三十二條 本規(guī)程自2024年6月19日起施行，有效期2年。
附件：1.委托書
2.單位委托集體存檔申請(qǐng)書
3.流動(dòng)人員人事檔案單位委托集體存檔服務(wù)協(xié)議
4.擬存檔人員名單
5.介紹信
附件：
關(guān)于印發(fā)《湖南省流動(dòng)人員人事檔案經(jīng)辦服務(wù)暫行規(guī)程》的通知.docx